GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

OBJETIVO

Garantizar el tratamiento, organización, accesibilidad, mantención, evaluación y difusión del patrimonio documental de la Universidad, basado en la homogenización, sistematización y políticas establecidas para una ggestión universitaria moderna y transparente.

PRINCIPALES FUNCIONES
• Establecer sistemas de registro y archivo computarizados y digitalizados, acorde con el desarrollo tecnológico informático.
• Digitalizar la documentación impresa
• Remitir la documentación a la unidad de archivo en base a un inventario
• Remitir a la Unidad de comunicación la información digitalizada con el fin de difundir en la página web de Secretaria General.
• Realizar la planificación y ejecución junto a Secretaria General de la difusión de la Normativa Universitaria vigente.
• Recibir, organizar, inventariar, describir, clasificar, ordenar, conservar la documentación y facilitar su acceso.
• Diseñará el conjunto del Sistema Archivo ordenando y planificando de acuerdo con la legalidad vigente.
• Impartirá las directrices para la organización de los Archivos de gestión y supervisará su funcionamiento.

• Formulará, a la Comisión Técnica de Evaluación de la Documentación, propuestas de valoración de las series documentales que se vayan recibiendo en el Archivo Universitario.

• Promoverá la formación del personal en la organización y el tratamiento técnico de los documentos.

• Gestionará y custodiará en sus dos fases: la primera, en la que actuará como Archivo intermedio o central (sirve de soporte a la gestión administrativa de la manera más eficaz y, simultáneamente, permitiendo el acceso e información oportuna), y la segunda, en la que tendrá carácter de Archivo histórico (En la que su conservación es permanente al poseer valor histórico. Asimismo, facilitará la consulta a los miembros de la comunidad Universitaria, investigadora y estudiosa, con la precaución de que el acceso no ponga en peligro la integridad física de los documentos).

• Adoptará las medidas preventivas que sean necesarias para evitar la degradación de la documentación y asegurando su preservación en condiciones óptimas.

• Realizará propuestas de creación de otros órganos consultivos, y de comisiones asesoras y de trabajo relacionadas con la gestión del patrimonio documental.

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